Как провести деловую встречу

Как провести деловую встречу  

От того, насколько грамотной была подготовка к деловой встрече, напрямую зависит ее результат. Все деловые мероприятия в СПб делятся на: внешние и внутренние, формальные и неформальные, официальные и неофициальные. Кроме того, такие встречи имеют определенную специфику – они бывают информационными, исполнительными, либо консультативными. Подготовка должна осуществляется с учетом этих факторов.  

Проведение деловой встречи: этапы подготовки  

Работу начинают со сбора информации о партнере (или партнерах). Изучается корпоративный сайт, информация, опубликованная в СМИ. Большую помощь в ведении переговоров может оказать личная информация об участниках (национальность, хобби, интересы, жизненные принципы и т. д.).  Это позволит скорректировать стиль общения и избежать ошибок, связанных с культурными и деловыми традициями. 
 
Крайне важно позаботиться об личном имидже: продуманный до мелочей образ способен оказать большое влияние на конечный результат.  

Вот несколько полезных рекомендация, как провести деловую встречу:  

1. Необходимо составить список всех вопросов, который планировалось обсудить. Определить, какое именно решение желательно получить в ходе переговоров. Предусмотреть все возможные контраргументы и составить список аргументов в свою пользу.
2. Дата встречи должна быть удобной для всех участников. Приглашения рассылаются заранее: в них указывается цель мероприятия, его продолжительность, место и время проведения.
3. Площадка подбирается исходя их уровня и масштабов встречи (офис компании, конференц-зал, отель, бизнес-центр, переговорная комната, престижное кафе или лофт). Обязательно учитывается транспортная доступность, а также необходимость паритетных начал встречи.
4. Место проведения оборудуется необходимыми техническими средствами, удобной мебелью. Могут понадобится и услуги декораторов помещений.
5. Подготавливают документы, брошюры, информационные буклеты и прочая полиграфическая продукция (если это требуется).
6. Подготавливаются ручки, бумага, маркеры, стикеры, магнитно-маркерные доски и другой расходный канцелярский материал.
7. Примерно за 2 часа до начала подвозится минеральная питьевая вода.

Нередко подобные мероприятия завершаются фуршетом или банкетом – этот момент тоже следует учесть. Правила проведения деловых мероприятий и встреч подразумевают и решение вопросов пребывания, особенно если участники из другого города или страны. К ним относят трансфер, размещение в гостинице, заказ билетов, нередко экскурсионная программа. 

За несколько дней до назначенной даты проводятся контрольные мероприятия. К ним относят: напоминание приглашенным о мероприятии (по электронной почте или телефону), проверку площадки для проведения, проверку транспортной готовности (в том числе актуальность расписания поездов и самолетов).  

6 важных правил проведения деловых мероприятий и встреч

Существуют общепринятые в деловом мире стандарты, которые желательно соблюдать неукоснительно:

1. Отправка именного приглашения. Именно с приглашения, где указана тема, место и время проведения события, само мероприятие уже по факту начинаются, т.к. Вы впервые начинаете переговоры со своими партнерами.
2. Пунктуальность. Опоздание - это проявление тотального неуважения к другим участникам встречи. Опоздавших ждут не больше 2-3-х минут, если это предусмотрено протоколом.
3. Соблюдение дресс-кода. Как правило любое деловое мероприятия – это деловой дресс-код, который не подразумевает в одежде элементов спортивной одежды, например, джинсы или кроссовки.
4. Следует придерживаться установленных временных рамок и не затягивать окончание мероприятия.
5. Мобильные телефоны отключаются.
6. Переносить встречу можно только в самом крайнем случае.
7. Соблюдение этикета. Умный и вежливый собеседник всегда выигрывает по сравнению с неуравновешенным и чересчур эмоциональным человеком. Жесты и мимика – то, что подлежит особому контролю. В деловой среде как правило не принята сильная жестикуляция.  Рукопожатие – фактически единственный тактильный жест, воспринимаемый как норма в деловом общении.