Грамотная организация совета директоров позволяет не только максимально эффективно использовать время заседания, но и привнести в него элемент креатива. Event-агентство «Бизнес класс» предлагает профессиональные услуги по подготовке и проведению этого мероприятия! Мы гарантируем, что с нашей помощью вы получите эффективный управленческий инструмент по решению самых сложных проблем и задач.
Что включает в себя подготовка?
Для начала необходимо определиться с фактическим целями. От этого зависит масштаб будущего мероприятия, круг участников и бюджет. Затем разрабатывается план совещания, рассчитывается его продолжительность. После этого рассылаются приглашения, в которых указывается дата и время заседания.
Обязательно передается вся необходимая информация и материалы, связанные с повесткой дня, а также перечень вопросов (информационный пакет). Это позволит участникам как следует подготовится. Такой пакет должен вручать ответственный сотрудник – к примеру, член аппарата Совета.
Обычно приглашения рассылаются за 1-2 недели до начала мероприятия. Но когда планируется решать серьезные вопросы, связанные с переорганизацией, сменой Устава, заключением крупных договоров и т. д. – приглашения рассылаются за 30 дней до начала.
Профессиональный Event для совета директоров означает, что если члены Совета проживают в других городах или странах – мы возьмем на себя бронирование билетов, встречу гостей и их размещение.
Также необходимо:
- Выбрать локацию. Ее месторасположение должно быть удобным для всех участников. В зависимости от предпочтений заказчика это может быть как закрытая площадка (например, конференц-зал), так и открытая территория (выездное совещание).
- Подготовить помещение для полноценной и эффективной работы, оборудовать его необходимой видео- и аудиоаппаратурой, проекторами, мониторами и т. д.
- Обеспечить всех участников расходными канцелярскими принадлежностями.
- Обеспечить доставку качественной питьевой воды и стаканчиков, а при необходимости – кофе и чая.
Организация мероприятий для совета директоров в Санкт-Петербурге часто подразумевает и проведение фуршета. Закуски и напитки подаются как во время перерыва (если совещание длительное), так и по его завершении. В случае, когда запланировано выездное совещание, мы готовы предоставить услуги кейтеринга.
Кроме того, наши специалисты обеспечат грамотный баланс деловой и культурно-развлекательной частей, руководствуясь пожеланиями клиента и собственным богатым опытом.
