Сотрудничество с партнерами или клиентами из другой страны (либо города) подразумевает как официальные, так и неофициальные визиты. Встреча деловых партнеров на достойном уровне – очень важный шаг в плане бизнес-перспектив. Благодаря Event-агентству «Бизнес класс» вы уже с первых минут визита сможете продемонстрировать гостям уважение и то, насколько вы готовы вкладываться в дело ради общих перспектив.
Важные нюансы встречи
Такие визиты бывают нескольких видов: официальные, неофициальные (частные), рабочие. В зависимости от этого определяется степень торжественности встречи. Если гости прибыли на самолете или корабле – их следует встречать у трапа, если на поезде – у вагона. Обязательно подаются автомобили и/или автобусы – они должны ждать у здания аэропорта (вокзала). В группе встречающих должен быть один или несколько профессиональных переводчиков!
Встреча зарубежных бизнес партнеров в Санкт-Петербурге подразумевает составление 2 программ. Индивидуальная предназначена для визитеров, а рабочая (подробная) – непосредственно для организаторов. Общая программа представляет собой подробный график всех мероприятий, запланированных на период визита. Это деловая часть (расписание рабочих встреч и переговоров), официальные и неофициальные приемы, культурная программа и проводы.
Если гости прибыли в сопровождении членов семьи, для них также разрабатывается интересная программа. В нее могут входить:
- посещение музеев, выставок, концертов, театров;
- благотворительные визиты в детские дома, интернаты, школы;
- визиты на предприятия;
- всевозможные экскурсионные программы;
- эксклюзивные мастер-классы и многое другое.
Индивидуальна программа составляется с учетом пожеланий заказчика, национальности и интересов гостей, корпоративной этики и длительности пребывания делегации в стране. Все эти моменты будут реализованы в рамках предоставленного бюджета.
Что еще берут на себя сотрудники Event-агентства «Бизнес класс»?
Встреча партнеров компании включает в себя множество «мелочей», которые в деловом мире очень важны. Например, состав принимающей стороны подбирается по определенным правилам. Так, должности и ранг глав обеих делегаций должны быть на одном уровне, а главу делегации встречающих обязаны сопровождать еще 1-2 представителя компании и переводчик. Если же глава зарубежной делегации прибывает вместе с супругой – то глава принимающей стороны тоже берет на встречу супругу.
Помимо этих нюансов, наши специалисты учитывают и другие организационные моменты:
- прохождение пограничного и таможенного контроля;
- наличие опытного переводчика (или нескольких);
- присутствие представителей СМИ (если это необходимо);
- вручение цветов и доставку багажа;
- услуги трансфера, схему рассадки и безопасность во время поездки;
- предварительное бронирование номеров и размещение в них гостей;
- организацию питания и досуга;
- выбор памятных подарков и т. д.
Мы также возьмем на себя проводы зарубежных гостей – это не менее важный момент, чем встреча. Нередко завершающее впечатление позволяет сформировать объективное мнение о визите в целом. Проводы делегации организовываются в полном соответствии с рангом гостей, их социальным положением и целью посещения.
